Klient nie płaci za remont: co zrobić najpierw
Gdy klient nie płaci za remont, działaj w trzech krokach. Najpierw wyślij krótkie przypomnienie SMS-em lub e-mailem. Potem wyślij przedsądowe wezwanie do zapłaty z kwotą, numerem rachunku i konkretnym terminem (np. 7 dni od doręczenia). Gdy i to nie zadziała, zostaje pozew do sądu albo elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU). Zanim cokolwiek wyślesz, zbierz dowody: ofertę lub umowę, protokół odbioru, zaakceptowane prace dodatkowe, fakturę i korespondencję z klientem.
| Krok | Kiedy (propozycja) | Co wysyłasz | Po co |
|---|---|---|---|
| 1. Przypomnienie | 1–3 dni po terminie płatności | krótki SMS lub e-mail | ustalić, czy to przeoczenie, czy spór |
| 2. Przedsądowe wezwanie | gdy przypomnienie nie działa | pismo z kwotą, terminem i rachunkiem | formalny ślad i termin przed sądem |
| 3. Sąd lub EPU | po bezskutecznym upływie terminu z wezwania | pozew | wyrok albo nakaz zapłaty |
Na dole strony pobierzesz gotowy wzór przedsądowego wezwania do zapłaty w PDF.
Zanim wyślesz wezwanie: sprawdź, co masz na dowód
Wezwanie ma siłę wtedy, gdy masz czym poprzeć kwotę. Zbierz kwity i sprawdź, czy udowodnisz trzy rzeczy: co miałeś zrobić, za ile i że robotę oddałeś.
- Oferta lub umowa: zakres, cena, termin płatności, etapy i transze. Podpisana oferta to najmocniejszy dokument.
- Protokół odbioru: potwierdza, że inwestor odebrał robotę, z usterkami albo bez. Jeśli umowa wiąże płatność końcową z odbiorem, termin liczysz od daty protokołu.
- Zaakceptowane prace dodatkowe: z datą i kwotą. Przy wynagrodzeniu kosztorysowym za dodatki wykonane bez zgody zamawiającego nie zażądasz podwyższenia wynagrodzenia (art. 630 § 2 KC). Więcej: prace dodatkowe przy remoncie.
- Faktura: numer, kwota i termin płatności. Od tego terminu liczysz opóźnienie.
- Korespondencja: SMS-y, e-maile i wiadomości z komunikatorów, w których klient potwierdza zakres lub cenę albo pisze, że zapłaci później.
- Zdjęcia i papiery z budowy: zdjęcia przed i po, rachunki za materiał, potwierdzenia wpłat zaliczek, ślad, że klient już korzysta z lokalu.
Ułóż to w chronologię: kiedy ustaliliście zakres i cenę, kiedy ruszyła robota, kiedy ją oddałeś, kiedy klient zgłosił zastrzeżenia i co odpowiedziałeś. Ta lista przyda Ci się w wezwaniu i w pozwie.
Klient zgłasza usterki i wstrzymuje zapłatę
Usterka i zapłata to dwie osobne sprawy. Poproś o konkretną listę zastrzeżeń ze zdjęciami, zaproponuj na piśmie termin poprawek i zachowaj tę wymianę. Jeśli klient nie wpuszcza Cię do poprawek, to też zapisz.
Czy i w jakiej części klient może wstrzymać zapłatę z powodu wad, zależy od ich wagi i od tego, co ustaliliście, np. od kwoty zatrzymanej w protokole do usunięcia usterek. Jednej reguły tu nie ma. Przy poważnym sporze o wady porozmawiaj z prawnikiem przed pozwem.
Remont „na gębę”: co nadal jest dowodem
Brak pisemnej umowy nie oznacza braku umowy. Umowa o roboty budowlane według art. 648 § 1 KC powinna być stwierdzona pismem, ale bez pisma nie jest nieważna. Art. 73 § 1 KC przewiduje nieważność tylko wtedy, gdy ustawa zastrzega rygor nieważności, a art. 648 KC go nie zawiera.
Problem jest dowodowy. Gdy forma pisemna jest zastrzeżona bez rygoru nieważności, w sporze co do zasady nie przejdzie dowód ze świadków ani z przesłuchania stron na sam fakt zawarcia umowy (art. 74 § 1 KC). Wyjątki daje art. 74 § 2 KC: obie strony się zgodzą, żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą albo zawarcie umowy uprawdopodobnisz dokumentem. Między firmami tych ograniczeń się nie stosuje (art. 74 § 4 KC).
Dokumentem jest nośnik informacji, który pozwala zapoznać się z jej treścią (art. 77³ KC). Dlatego zachowaj wszystko, co klient napisał: wiadomość z ceną, e-mail z zakresem, prośbę o start robót w poniedziałek.
Przy mniejszym remoncie, który jest umową o dzieło (art. 627 KC), opisane tu przepisy nie wymagają pisma. Zakres i cenę i tak musisz jednak wykazać. Gdy ceny nie ustaliliście wprost, przygotuj jej uzasadnienie: kosztorys, rozliczenie godzin i materiału. Więcej: umowa ustna przy remoncie a forma dokumentowa.
Klient nie chce odebrać roboty
Zamawiający ma obowiązek odebrać dzieło, które wydajesz zgodnie z umową (art. 643 KC). Przy umowie o roboty budowlane inwestor zobowiązuje się odebrać obiekt i zapłacić umówione wynagrodzenie (art. 647 KC). Jeśli umowa nie stanowi inaczej, musi też na Twoje żądanie przyjmować roboty częściowo, w miarę ich ukończenia, za zapłatą odpowiedniej części wynagrodzenia (art. 654 KC).
Gdy odbiór się przeciąga, wyślij najpierw wezwanie do odbioru, a dopiero potem wezwanie do zapłaty. Jak spisać odbiór, żeby był dowodem: protokół odbioru robót.
Krok 1: przypomnienie o płatności (wzór SMS i e-mail)
Pierwsza wiadomość ma ustalić, czy klient zapomniał, czy ma zastrzeżenia. Pisz krótko, bez gróźb, z numerem faktury i kwotą.
SMS:
Dzień dobry, tu ………… z firmy ………… . Przypominam o fakturze nr ………… na kwotę ………… zł za remont pod adresem ………… . Termin płatności minął ………… . Proszę o przelew na rachunek ………… albo informację, kiedy mogę się go spodziewać. Pozdrawiam.
E-mail:
Temat: Faktura nr ………… – przypomnienie o płatności
Dzień dobry, przypominam, że termin płatności faktury nr ………… z dnia ………… na kwotę ………… zł brutto za roboty wykonane pod adresem ………… minął w dniu ………… . W załączniku przesyłam ponownie fakturę i protokół odbioru. Proszę o wpłatę na rachunek nr ………… . Jeśli przelew jest już w drodze, proszę potraktować tę wiadomość jako nieaktualną. Jeśli mają Państwo zastrzeżenia do robót, proszę napisać, czego dotyczą – umówimy oględziny. Z poważaniem, …………
Odpowiedź klienta zachowaj. Wiadomość w rodzaju „zapłacę w piątek” albo „zapłacę, jak poprawisz fugę” pokazuje, że klient nie kwestionuje zakresu ani kwoty, tylko termin lub usterkę.
Krok 2: przedsądowe wezwanie do zapłaty – co musi zawierać
Po przedsądowym wezwaniu klient wie, że następny krok to sąd. Wpisz w nim:
- Miejsce i datę.
- Dane wierzyciela (Twoja firma, NIP, adres) i dłużnika (imię i nazwisko albo nazwa firmy, adres).
- Podstawę należności: umowa lub oferta nr … z dnia …, zakres robót, data odbioru.
- Kwotę należności głównej z faktury nr … i termin płatności z tej faktury.
- Odsetki: jakie (ustawowe za opóźnienie albo w transakcjach handlowych) i od kiedy.
- Rekompensatę 40/70/100 euro, ale tylko gdy klientem jest firma, która zamówiła robotę w związku ze swoją działalnością.
- Termin zapłaty liczony od doręczenia, np. 7 dni.
- Numer rachunku i tytuł przelewu.
- Zapowiedź skierowania sprawy do sądu po bezskutecznym upływie terminu.
- Propozycję kontaktu (np. rozłożenie na raty) i podpis.
Wyślij wezwanie tak, żeby potem udowodnić, że doszło i kiedy: listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo kanałem, który zapisuje odczyt. Kopię i dowód nadania trzymaj w aktach projektu.
Od kiedy klient jest w opóźnieniu (art. 455, 476 i 642 KC)
Gdy na fakturze lub w umowie jest termin płatności, opóźnienie liczysz od dnia po tym terminie. Przy umowie o dzieło, jeśli nie umówiliście się inaczej, wynagrodzenie należy się w chwili oddania dzieła (art. 642 § 1 KC). Przy robocie oddawanej częściami, z ceną policzoną osobno za każdą część, wynagrodzenie należy się po oddaniu każdej części (art. 642 § 2 KC).
Gdy terminu nie ustaliliście, a nie wynika on też z przepisu (jak przy dziele z art. 642 KC), klient ma zapłacić niezwłocznie po wezwaniu (art. 455 KC). W zwłoce jest wtedy, gdy nie płaci niezwłocznie po wezwaniu przez wierzyciela (art. 476 KC). Wpisz więc w wezwaniu konkretny termin, np. 7 dni od doręczenia, zamiast ogólnego „niezwłocznie”. Unikniesz w ten sposób sporu o to, kiedy termin minął.
Odsetki ustawowe za opóźnienie (art. 481 KC)
Odsetek za opóźnienie możesz żądać, nawet jeśli nie poniosłeś żadnej szkody i nawet gdy opóźnienie wynika z okoliczności, za które klient nie odpowiada (art. 481 § 1 KC). Jeśli nie ustaliliście stopy w umowie, należą się odsetki ustawowe za opóźnienie: stopa referencyjna NBP plus 5,5 punktu procentowego (art. 481 § 2 KC).
Aktualną wysokość tych odsetek ogłasza Minister Sprawiedliwości w obwieszczeniu w „Monitorze Polskim” (art. 481 § 2⁴ KC). Odsetki za opóźnienie nie mogą w skali roku przekroczyć dwukrotności odsetek ustawowych za opóźnienie (art. 481 § 2¹ KC). W razie zwłoki klienta możesz ponadto żądać naprawienia szkody na zasadach ogólnych (art. 481 § 3 KC).
Przykład na założonych liczbach. Faktura na 12 000 zł, klient płaci 30 dni po terminie. Przyjmijmy stopę 10 % w skali roku. To liczba tylko do rachunku, a aktualną stopę sprawdzisz w obwieszczeniu.
12 000 zł × 10 % × 30 / 365 = ok. 98,63 zł odsetek.
Gdy klient jest firmą: odsetki handlowe i rekompensata 40/70/100 euro
Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych obejmuje transakcje handlowe. To umowy, których przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, jeśli strony zawierają je w związku z wykonywaną działalnością (art. 4 pkt 1 ustawy).
W takiej transakcji przysługują Ci bez wezwania odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, od dnia wymagalności do dnia zapłaty, chyba że uzgodniliście wyższe (art. 7 ust. 1). Warunki są dwa: spełniłeś swoje świadczenie i nie dostałeś zapłaty w terminie z umowy. Stopa to stopa referencyjna NBP plus 10 punktów procentowych (art. 4 pkt 3 lit. b). Wyjątek dotyczy tylko dłużnika, który jest publicznym podmiotem leczniczym.
Termin zapłaty w umowie co do zasady nie może przekraczać 60 dni od doręczenia faktury. Dłuższy musi być wyraźnie ustalony i nie może być rażąco nieuczciwy wobec Ciebie (art. 7 ust. 2). Gdy płaci duży przedsiębiorca, a Ty jesteś mikro-, małym albo średnim przedsiębiorcą, limit 60 dni obowiązuje bez wyjątku (art. 7 ust. 2a).
Do tego dochodzi rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Należy Ci się bez wezwania, od dnia, w którym nabywasz prawo do odsetek (art. 10 ust. 1):
| Wartość świadczenia | Rekompensata |
|---|---|
| do 5000 zł | 40 euro |
| powyżej 5000 zł, poniżej 50 000 zł | 70 euro |
| 50 000 zł i więcej | 100 euro |
Kwotę przeliczasz po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym płatność stała się wymagalna (art. 10 ust. 1a). Jeśli koszty odzyskiwania były wyższe, możesz żądać ich zwrotu w uzasadnionej wysokości ponad tę kwotę (art. 10 ust. 2). Przykład: firma nie płaci faktury na 12 000 zł brutto, więc doliczasz 70 euro.
| Klient prywatny (konsument) | Firma (transakcja handlowa) | |
|---|---|---|
| Odsetki | ustawowe za opóźnienie, NBP + 5,5 pkt proc. (art. 481 KC) | ustawowe w transakcjach handlowych, NBP + 10 pkt proc. (art. 4 pkt 3 lit. b, art. 7 ust. 1 ustawy) |
| Od kiedy | od dnia po terminie płatności | od dnia wymagalności, bez wezwania |
| Rekompensata 40/70/100 euro | nie | tak (art. 10 ustawy) |
Klient prywatny nie płaci rekompensaty. Rekompensata przysługuje od transakcji handlowej (art. 10 ust. 3), a konsument nie zawiera umowy w związku z działalnością. Od niego żądasz należności głównej i odsetek z art. 481 KC.
Gdy remont zamawia jednoosobowa firma, ale na prywatne mieszkanie właściciela, warunek „w związku z wykonywaną działalnością” może nie być spełniony. Przy wątpliwości licz odsetki jak od klienta prywatnego i zapytaj prawnika.
Przedawnienie: ile masz czasu na odzyskanie zapłaty
Termin zależy od rodzaju umowy. Drobniejszy remont mieszkania zwykle bliżej ma do umowy o dzieło (art. 627 KC), a kompleksowy remont według projektu do umowy o roboty budowlane (art. 647 KC). Ostatecznie ocenia to sąd.
| Rodzaj umowy | Termin przedawnienia | Jak liczyć |
|---|---|---|
| Umowa o dzieło | 2 lata (art. 646 KC) | od dnia oddania dzieła, a jeśli nie zostało oddane, od dnia, w którym zgodnie z umową miało być oddane |
| Roszczenia związane z działalnością gospodarczą, m.in. z umowy o roboty budowlane | 3 lata (art. 118 KC) | od dnia wymagalności roszczenia (art. 120 § 1 KC), a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego |
Najbezpieczniej licz według krótszego wariantu: 2 lata od oddania roboty. Gdy do końca tego terminu zostało kilka miesięcy, nie czekaj na kolejne obietnice klienta. Przygotuj pozew i skonsultuj go z prawnikiem.
Krok 3: klient nie zapłacił mimo wezwania – sąd i EPU
Po bezskutecznym upływie terminu z wezwania zostaje pozew. Według art. 187 § 1 KPC pozew zawiera m.in.:
- dokładnie określone żądanie,
- datę wymagalności roszczenia,
- fakty, na których opierasz żądanie,
- informację, czy strony próbowały mediacji lub innego pozasądowego rozwiązania sporu, a jeśli nie, to dlaczego.
Przypomnienie, wezwanie z propozycją kontaktu i odpowiedź klienta (albo jej brak) to gotowy materiał do tej ostatniej części.
Masz dwie drogi: zwykły pozew do sądu albo elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU), w którym pozew składasz przez internet. Koszty sądowe, właściwość sądu i wybór trybu sprawdź przed złożeniem pozwu. Przy dużej kwocie albo sporze o usterki skorzystaj z pomocy prawnika.
Wyrok albo nakaz zapłaty nie przelewa pieniędzy sam. Jeśli klient dalej nie płaci, potrzebna jest egzekucja komornicza, a o jej przebieg też zapytaj prawnika. Jeśli klient przed sądem proponuje raty, spisz ugodę: kwoty, terminy rat i skutek spóźnienia z którąkolwiek z nich.
Jak to zrobić w Majście
- Przeterminowane faktury widzisz od razu. Status „przeterminowana” liczy się sam z terminu płatności i znika, gdy zapłata jest pełna. Wpłatę częściową odnotujesz w oknie „Zarejestruj wpłatę”, a faktura pokaże, ile jeszcze zostało.
- Wezwanie piszesz z danych projektu. Wybierz „Więcej” → Pisma i wzory → „Nowe pismo” → „Przedsądowe wezwanie do zapłaty”. Majsta podciąga z projektu kwoty, terminy i strony, a numer rachunku z ustawień firmy, jeśli go tam masz. Treść sprawdzasz i poprawiasz Ty. Termin na zapłatę ma domyślnie 7 dni od doręczenia, a pole rekompensaty pojawia się tylko wtedy, gdy adresatem jest firma.
- Widzisz, czy pismo doszło. Przy piśmie masz status: wysłane → odczytane → potwierdzone. Nie otwieraj własnego linku do pisma w oknie prywatnym ani w przeglądarce, w której nie jesteś zalogowany do Majsty, bo otwarcie zapisze się jako doręczenie.
- Dowody masz w jednym projekcie. Oferta podpisana przez klienta ma formę dokumentową (art. 77² KC) ze śladem: kto, kiedy, z jakiego urządzenia. Prace dodatkowe mają kolejne numery, a decyzja klienta trafia z datą do historii projektu. Podpisany protokół odbioru jest w zakładce „Dokumenty”.
Pisma do klienta są w planie Pro.
Następnym razem: zabezpiecz się przed startem robót
Najmniej zaległości masz wtedy, gdy pieniądze idą za postępem roboty:
- zaliczka przed startem,
- transze po etapach,
- odbiór częściowy przed kolejną transzą,
- każda praca dodatkowa zaakceptowana przed wykonaniem.
Jak to ułożyć: zaliczka na remont i wzór umowy na remont mieszkania.
Wzór przedsądowego wezwania do zapłaty
Poniżej pobierzesz wzór w PDF. Uzupełnij pola „…………” i skreśl wariant odsetek, który nie pasuje. Przy kliencie prywatnym usuń paragraf o rekompensacie.
Stan prawny: październik 2026. To poradnik, nie porada prawna ani podatkowa.