Pro forma to nie faktura
Faktura pro forma wygląda jak faktura, ale nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. To dokument informacyjny — coś między ofertą a wezwaniem do zapłaty. Nie rodzi obowiązku podatkowego, nie księguje się jej i nie odlicza się z niej VAT. Służy głównie temu, żeby klient wiedział, ile i za co ma zapłacić (np. przed wpłatą zaliczki).
Dlatego pro forma nie idzie do KSeF
Krajowy System e-Faktur obsługuje wyłącznie faktury. Skoro pro forma fakturą nie jest, to nie wystawia się jej w KSeF — i nie musisz tego robić, nawet po wejściu obowiązkowego KSeF. Ministerstwo Finansów potwierdza to wprost.
Pro formę możesz więc dalej wysyłać klientowi normalnie: jako PDF, e-mailem, z systemu — poza KSeF.
Uwaga: faktura zaliczkowa to co innego
Nie myl pro formy z fakturą zaliczkową. Kiedy klient wpłaci zaliczkę, właściwym dokumentem jest faktura zaliczkowa — a ta już jest fakturą i (po wejściu obowiązku) trafia do KSeF. Ważne też: pro formy nie wystawia się po otrzymaniu pieniędzy — otrzymaną wpłatę dokumentuje się od razu fakturą. Schemat wygląda tak:
- wysyłasz klientowi ofertę / pro formę (poza KSeF),
- klient wpłaca zaliczkę → wystawiasz fakturę zaliczkową (w KSeF),
- po zakończeniu prac → faktura końcowa (w KSeF).
Drobiazg dla pracujących z klientami prywatnymi: fakturę zaliczkową dla konsumenta wystawiasz obowiązkowo dopiero na jego żądanie, a faktury dla konsumentów są poza obowiązkiem KSeF. Dobra praktyka to i tak wystawiać ją od razu — masz porządek w papierach.
Jak to działa w Majsta
W kreatorze faktury przełączasz się na Proformę — dokument dostaje własną numerację PF (nie zużywa numeracji faktur), obowiązkową adnotację „to nie faktura" i idzie do klienta PDF-em albo linkiem z kodem QR do przelewu. Gdy wpłata dojdzie, oznaczasz proformę jako opłaconą i jednym kliknięciem wystawiasz z niej fakturę zaliczkową — z prawidłową datą otrzymania zapłaty, gotową do KSeF. Proforma nigdy nie wpadnie Ci do przychodów ani do KSeF przez pomyłkę — pilnuje tego sam system.
Wniosek dla wykonawcy
Pro forma zostaje wygodnym narzędziem do uzgodnień i zaliczek — nic nie musisz zmieniać. Zmiana dotyczy właściwych faktur: te od 2026 r. wystawiasz w KSeF. Najwygodniej, gdy pro forma, oferta i faktura żyją w jednym narzędziu i nie musisz przepisywać danych między nimi.
Stan prawny: sierpień 2026. To poradnik, nie porada podatkowa.