Czy proforma musi być w KSeF? Proforma a faktura zaliczkowa

Czy proforma musi być w KSeF? Krótka odpowiedź

Nie. Proforma nie jest fakturą VAT i nie wysyłasz jej do KSeF, także po wejściu obowiązkowych e-faktur w 2026 roku. KSeF służy do wystawiania faktur, a proforma jest tylko prośbą o wpłatę, która nie rodzi VAT.

Tak samo odpowiada Ministerstwo Finansów w „Pytaniach i odpowiedziach KSeF 2.0” (sekcja „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 6): w rozumieniu ustawy o VAT proforma nie jest fakturą, więc nie wystawia się jej w KSeF. Aktualną wersję wyjaśnień znajdziesz na ksef.podatki.gov.pl.

Proformę dalej wysyłasz inwestorowi jako PDF, mailem albo linkiem, poza systemem. Do KSeF trafia dopiero faktura zaliczkowa wystawiona po wpłacie i faktura końcowa po robocie. Od kiedy obowiązek KSeF dotyczy Twojej firmy, sprawdzisz w poradniku KSeF dla firmy budowlanej — terminy 2026.

Proforma a faktura zaliczkowa — czym się różnią

Proforma to prośba o pieniądze. Faktura zaliczkowa to kwit na pieniądze, które już wpłynęły na konto. Od tej różnicy zależą KSeF, VAT i termin.

Kiedy proforma ma sens przy remoncie

Proforma nie jest obowiązkowa, przepisy o VAT jej nie wymagają. Wystawiasz ją wtedy, gdy ułatwia Ci odebranie pieniędzy. W remontach są trzy typowe sytuacje:

• Zaliczka na materiał przed startem. Inwestor podpisał ofertę na łazienkę, a Ty przed zamówieniem płytek, kleju i stelaża chcesz mieć pieniądze na koncie.
• Klient firmowy z księgowością. Biuro inwestora puszcza przelew dopiero po dokumencie z kwotą, numerem rachunku i terminem.
• Transza przed kolejnym etapem. Umowa przewiduje wpłatę przed gładziami i malowaniem, a nie po nich.

Proforma nie zastępuje umowy. Zakres, cenę, wysokość zaliczki i to, co się z nią dzieje, gdy współpraca się zerwie, ustalasz w podpisanej ofercie albo umowie. Proforma tylko przypomina, ile wpłacić, na jakie konto i do kiedy. Jak zabezpieczyć samą zaliczkę, opisujemy w poradniku zaliczka na remont.

Co wpisać na proformę

Przepisy nie określają treści proformy, więc układasz ją sam. Żeby inwestor zapłacił bez dopytywania, wpisz:

• wyraźny tytuł „Proforma” i numer z osobnej serii, innej niż faktury,
• swoje dane i dane inwestora,
• czego dotyczy wpłata, np. „zaliczka na materiał — łazienka, oferta nr …”,
• kwotę do wpłaty, a jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, także netto i stawkę, żeby inwestor wiedział, jaka faktura do niego przyjdzie,
• numer rachunku i termin wpłaty.

Klient wpłacił — co robisz w KSeF

W dniu, w którym zaliczka wpływa na konto, rola proformy się kończy. Dalej działają przepisy o fakturach.

1. VAT od zaliczki powstaje przy wpłacie

Art. 19a ust. 8 ustawy o VAT mówi, że jeżeli przed wykonaniem usługi otrzymasz całość lub część zapłaty (przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę), obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania, w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Liczy się dzień wpłaty, nie dzień wysłania proformy.

2. Klient firmowy — faktura zaliczkowa obowiązkowa

Art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT nakazuje wystawić fakturę, gdy dostajesz zapłatę przed wykonaniem usługi dla innego podatnika albo osoby prawnej. Termin daje art. 106i ust. 2: nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wpłaty. Zaliczka z 20 października oznacza fakturę najpóźniej 15 listopada.

Uważaj na wpłatę i robotę w tym samym miesiącu. Art. 106b ust. 1a zwalnia wtedy z faktury zaliczkowej, ale ust. 1b wyłącza to zwolnienie tam, gdzie termin faktury wynika z art. 106i ust. 3–8. Usługi budowlane i budowlano-montażowe dla firm mają taki termin w art. 106i ust. 3 pkt 1 (30 dni od wykonania usługi), więc przy nich ta ulga zwykle nie działa. Czy Twoja robota to usługa budowlana, potwierdź z księgową.

Korzystasz ze zwolnienia z VAT z art. 113 ust. 1? Art. 106b ust. 2 zwalnia Cię z obowiązku faktury przy takiej sprzedaży. Jak wtedy dokumentujesz zaliczki i czy dotyczy Cię KSeF, ustal z księgową.

3. Klient prywatny — faktura na żądanie

Inwestor prywatny nie jest podatnikiem, więc art. 106b ust. 1 pkt 4 go nie obejmuje. Fakturę zaliczkową wystawiasz mu na żądanie (art. 106b ust. 3 pkt 1a), jeśli zgłosi je w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca wpłaty.

Gdy poprosi do końca miesiąca wpłaty, obowiązuje termin z art. 106i ust. 2. Gdy później, masz 15 dni od dnia żądania (art. 106i ust. 6). VAT od zaliczki powstaje w dniu wpłaty, z fakturą czy bez niej.

4. Faktura na kwotę, która wpłynęła

Fakturę zaliczkową wystawiasz na pieniądze, które dostałeś, a nie na kwotę z proformy. Przyjmijmy proformę na 10 000 zł i wpłatę 6 000 zł. Faktura zaliczkowa idzie na 6 000 zł, a resztę dokumentujesz, gdy wpłynie.

Art. 106f ust. 1 ustawy o VAT wymaga na fakturze zaliczkowej m.in.:

• otrzymanej kwoty zapłaty,
• kwoty podatku wyliczonej z tej kwoty według wzoru: podatek = wpłata × stawka / (100 + stawka),
• danych zamówienia lub umowy: nazwy usługi, wartości bez podatku, stawki, kwoty podatku i wartości całego zamówienia z podatkiem.

5. Faktura końcowa rozlicza zaliczki

Po odbiorze wystawiasz fakturę końcową. Zgodnie z art. 106f ust. 3 pomniejszasz w niej wartość usługi o otrzymane zaliczki, a podatek o VAT z faktur zaliczkowych. Wpisujesz też numery KSeF tych faktur zaliczkowych.

Jeśli zaliczki pokryły całą kwotę, numery poprzednich faktur wpisujesz na ostatniej fakturze zaliczkowej (art. 106f ust. 4).

Typowe błędy przy proformie i zaliczce

Proforma zamiast faktury zaliczkowej

Inwestor zapłacił, a w papierach leży tylko proforma. Proforma nie dokumentuje wpłaty. Przy kliencie firmowym masz więc niewystawioną fakturę, a VAT z art. 19a ust. 8 i tak powstał w dniu wpłaty. Zaliczka wpłynęła, więc wystaw fakturę zaliczkową.

Proforma wystawiona po wpłacie

Kolejność jest jedna: proforma przed pieniędzmi, faktura po nich. Gdy przelew już przyszedł, nie rób proformy „dla porządku”, tylko od razu fakturę zaliczkową.

VAT doliczony do zaliczki zamiast wyliczony z niej

Zaliczka to kwota brutto, czyli tyle, ile wpłynęło. Przyjmijmy wpłatę 10 000 zł i stawkę 8 %. Która stawka pasuje do Twojej roboty, wyjaśnia poradnik VAT 8 czy 23 % na remont.

Błąd polega na doliczeniu 8 % do 10 000 zł. Wychodzi faktura na 10 800 zł, a inwestor tyle nie wpłacił. Przy stawce 23 % ten sam wzór daje 1 869,92 zł VAT.

Korekta proformy, której nikt nie opłacił

Inwestor nie wpłacił albo zmienił zakres? W VAT nic się nie stało, a w KSeF nie masz czego korygować, bo proforma tam nie trafiła. Wystaw nową proformę na właściwą kwotę.

Zadatek „bez faktury”

Art. 19a ust. 8 wymienia zadatek obok zaliczki. Nazwanie wpłaty zadatkiem (art. 394 KC) zmienia skutki przy niewykonaniu umowy, ale nie zmienia VAT.

Faktura końcowa na pełną kwotę

Końcówka bez odjęcia zaliczek pokazuje ten sam VAT drugi raz. Odejmij zaliczki i wpisz numery KSeF faktur zaliczkowych.

Jak to zrobić w Majście

W Majście proforma zostaje poza KSeF, a faktura zaliczkowa powstaje z niej po wpłacie:

1. Faktury → „Nowa faktura” → przełącznik „Proforma”. W projekcie zrobisz to też w zakładce „Dokumenty”, przy transzy zaliczki.
2. Sprawdzasz pozycje i termin wpłaty, wysyłasz klientowi PDF albo link. Proforma ma własną numerację PF, nie idzie do KSeF i nie liczy się do przychodów. Wystawisz ją nawet bez NIP-u firmy, wystarczy adres.
3. Po wpłacie oznaczasz proformę jako opłaconą.
4. Klikasz „Wystaw fakturę” przy proformie i powstaje faktura zaliczkowa z datą wpłaty. Do faktury potrzebujesz już NIP-u i pełnego adresu firmy (Ustawienia → Firma). Jeśli czegoś brakuje, Majsta pokaże, co uzupełnić.
5. Klikasz „Wyślij do KSeF”, a status i UPO widzisz przy fakturze. Przy pierwszej wysyłce „Połącz z KSeF” na karcie faktury uruchamia kreator, który przeprowadzi Cię przez token.
6. Po robocie wystawiasz fakturę końcową. Majsta pilnuje jej powiązania z zaliczkami i wysyła oba typy do KSeF w poprawnym formacie.

Więcej o samej fakturze za robotę znajdziesz w poradniku jak wystawić fakturę za usługi budowlane.

Stan prawny: październik 2026. To poradnik, nie porada prawna ani podatkowa.