KSeF — co to jest i kogo dotyczy
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma, przez którą firmy wystawiają i odbierają faktury w jednym, ustandaryzowanym formacie XML (tzw. faktura ustrukturyzowana FA(3)). Zamiast PDF-a wysyłanego mailem, faktura trafia najpierw do KSeF, dostaje urzędowy numer i dopiero stamtąd jest dostępna dla nabywcy. Dla firmy wykończeniowej oznacza to jedno: papierowa faktura i „PDF na maila" przestają wystarczać — dokument trzeba wystawić w systemie.
Terminy: od kiedy KSeF jest obowiązkowy
Obowiązek wchodzi etapami:
- 1 lutego 2026 — najwięksi podatnicy, u których wartość sprzedaży (razem z VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Praktycznie żadna firma wykończeniowa tu nie wpada.
- 1 kwietnia 2026 — pozostali czynni podatnicy VAT, czyli zdecydowana większość firm remontowo-wykończeniowych.
- 1 stycznia 2027 — najmniejsze firmy, u których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł brutto. Do tego czasu mogą fakturować poza KSeF.
Ważne: odbierać faktury zakupowe przez KSeF trzeba już od 1 lutego 2026 — niezależnie od tego, kiedy sam zaczynasz je wystawiać. Fakturę od hurtowni materiałów odbierzesz więc z systemu wcześniej, niż zaczniesz wystawiać własne.
Co to zmienia w firmie wykończeniowej
- Faktura ustrukturyzowana to XML, nie PDF — potrzebujesz programu, który zbuduje ją zgodnie ze schematem FA(3) i wyśle do KSeF.
- Numer KSeF staje się urzędowym identyfikatorem faktury i pojawia się m.in. w opisie przelewów.
- Data wystawienia = data przesłania do KSeF, co ma znaczenie dla rozliczenia VAT (przy usługach budowlanych patrz nasz poradnik o wystawianiu faktur).
- Faktury pro forma i oferty nie idą do KSeF — to nie są faktury w rozumieniu ustawy (piszemy o tym osobno).
Jak się przygotować
- Sprawdź u księgowej, do którego etapu (1 kwietnia 2026 czy 1 stycznia 2027) należy Twoja firma.
- Wybierz narzędzie, które wystawia FA(3) i integruje się z KSeF — żeby nie przepisywać faktur ręcznie do rządowego portalu.
- Zacznij odbierać faktury kosztowe z KSeF od lutego 2026.
Stan prawny: lipiec 2026. To poradnik, nie porada podatkowa — w razie wątpliwości skonsultuj się z księgową lub doradcą podatkowym.