A1 w skrócie: co potwierdza, a czego nie
Zaświadczenie A1 potwierdza, że w sprawach ubezpieczeń społecznych nadal podlegasz polskiemu ustawodawstwu, czyli składki płacisz w ZUS, choć czasowo pracujesz w innym kraju UE (a także w EOG albo Szwajcarii). ZUS opisuje je jako dokument potwierdzający, któremu systemowi zabezpieczenia społecznego podlega dana osoba.
To wszystko, co A1 załatwia. Nie jest pozwoleniem na pracę, nie zastępuje zgłoszenia pracy w kraju, do którego jedziesz (opisujemy je niżej) i nie rozstrzyga o podatkach. Podatki to osobna sprawa dla doradcy podatkowego.
Co mówi przepis: art. 12 rozporządzenia 883/2004
Zasady ustala rozporządzenie (WE) nr 883/2004 o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego:
- Pracownik delegowany (art. 12 ust. 1) nadal podlega polskiemu ustawodawstwu, jeśli jego pracodawca normalnie prowadzi działalność w Polsce, przewidywany czas pracy za granicą nie przekracza 24 miesięcy, a pracownik nie jest wysłany, żeby zastąpić inną delegowaną osobę.
- Osoba prowadząca działalność na własny rachunek (art. 12 ust. 2), która normalnie wykonuje ją w Polsce i jedzie wykonywać podobną działalność do innego państwa członkowskiego, nadal podlega polskiemu ustawodawstwu, jeśli przewidywany czas nie przekracza 24 miesięcy.
- Praca w dwóch lub więcej państwach to osobna reguła (art. 13), a nie delegowanie.
Dyrektywa 96/71/WE (art. 3 ust. 1) wymaga ponadto, by delegowani pracownicy mieli zagwarantowane warunki zatrudnienia obowiązujące w kraju wykonywania pracy, m.in. maksymalny czas pracy i okresy wypoczynku, minimalny wymiar płatnego urlopu oraz wynagrodzenie wraz ze stawką za godziny nadliczbowe. Dokumenty, o które pytają niemieckie i holenderskie organy (ewidencja czasu pracy, listy płac), opisujemy niżej.
Który wniosek wybrać w ZUS
| Kto jedzie | Wniosek | Podstawa |
|---|---|---|
| Pracownik wysłany przez Twoją firmę do jednego kraju | US-3 | art. 12 ust. 1 |
| Ty, jednoosobowa działalność, do jednego kraju | US-1 | art. 12 ust. 2 |
| Pracownik pracujący najemnie w dwóch lub kilku krajach | US-4 | art. 13 ust. 1 |
| Ty, jednoosobowa działalność, w dwóch lub kilku krajach | US-2 | art. 13 |
Ekipa na jednej budowie w jednym kraju to więc zwykle US-3 dla pracowników, a jeśli sam też pracujesz na budowie jako jednoosobowa firma, US-1 dla Ciebie. US-2 i US-4 dotyczą pracy w kilku państwach naraz, nie delegowania do jednego. W innych układach (np. spółka, wiele krajów równocześnie) w razie wątpliwości zapytaj ZUS.
Jak złożyć wniosek i ile to trwa
- Tylko elektronicznie. Od 1 kwietnia 2022 r. wnioski o A1 składa się do ZUS wyłącznie w formie dokumentów elektronicznych przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE ZUS). Papier ZUS dopuszcza tylko w sytuacjach wyjątkowych, gdy wniosek elektroniczny nie jest możliwy (np. awaria sieci).
- Kreator w PUE. Wnioski US tworzysz wyłącznie w „Kreatorze wniosku o wydanie zaświadczenia A1" (menu „Kreatory wniosków").
- Terminy wydania podane przez ZUS: niezwłocznie, jeśli ZUS ma komplet informacji i nie ma wątpliwości; w ciągu miesiąca, jeśli potrzebne jest postępowanie wyjaśniające; w ciągu dwóch miesięcy, jeśli sprawa jest szczególnie skomplikowana. Złóż wniosek z zapasem, zanim ekipa ma wyjechać.
- Dokument elektroniczny. A1 dostajesz na swój profil w PUE. Wydruk ma taką samą moc dowodową jak A1 w formie papierowej (poradnik ZUS).
Warunki, które sprawdza ZUS
Poniżej streszczenie z opisów spraw ZUS i poradnika ZUS „Jak otrzymać zaświadczenie A1" (stan prawny na 1 lipca 2023 r.). W konkretnej sprawie decyduje ZUS.
Jednoosobowa działalność (US-1)
- w innym państwie wykonujesz podobną działalność (o tym przesądza jej rzeczywisty charakter), nie dłużej niż 24 miesiące;
- w Polsce zachowujesz infrastrukturę, która pozwoli Ci prowadzić działalność po powrocie;
- według poradnika ZUS musisz wykazać, że prowadziłeś działalność w Polsce przez co najmniej dwa miesiące przed rozpoczęciem działalności za granicą, i spełnić ten warunek przed każdym kolejnym wyjazdem;
- do wniosku dołączasz umowę o świadczenie usług za granicą (z zagranicznym kontrahentem) oraz dokumenty potwierdzające prowadzenie działalności w Polsce przed wyjazdem, np. faktury i rachunki.
Pracownicy (US-3)
- Twoja firma normalnie prowadzi działalność w Polsce; ZUS ocenia to indywidualnie, biorąc pod uwagę m.in. liczbę pracowników i umów realizowanych w Polsce i za granicą oraz obrót;
- okres delegowania nie przekracza 24 miesięcy, a pracownik nie zastępuje innego delegowanego;
- dla osób zatrudnionych w celu oddelegowania poradnik ZUS wymaga, by przed delegowaniem podlegały polskiemu ustawodawstwu co najmniej przez miesiąc;
- wniosek składa co do zasady pracodawca, a w wyjątkowych sytuacjach sam pracownik.
A1 to nie zgłoszenie w kraju, do którego jedziesz
Niemcy i Holandia mają własne obowiązki, które składasz do ich organów. A1 ich nie zastępuje.
Niemcy
- Kiedy: zgłoszenie (Anmeldung) trzeba złożyć przed rozpoczęciem każdej usługi, niezależnie od czasu jej trwania.
- Jak: online, przez Meldeportal-Mindestlohn; faksem już się nie da. Szczegóły opisuje Zoll.
- Kogo dotyczy: zgłasza się tylko wyjazdy w wybrane branże. Na liście Zoll są m.in. budownictwo (Baugewerbe), dekarze, elektrycy, rusztowania i malarze-lakiernicy. O przynależności firmy do branży decyduje to, jakie prace przeważają, czyli zajmują ponad 50 % łącznego czasu pracy zatrudnionych. W razie wątpliwości zapytaj Zoll.
- Dokumenty (po niemiecku): umowa o pracę lub dokumenty z jej istotną treścią, ewidencja czasu pracy z początkiem, końcem i długością dziennego czasu pracy (Arbeitszeitnachweise), listy płac i dowody wypłat. Mają być w Niemczech, a na żądanie kontroli także na miejscu pracy, przy robotach budowlanych na budowie. Przechowujesz je przez czas usługi, nie dłużej niż 2 lata.
- Samozatrudnieni: według Zoll obowiązek dotyczy pracodawców z siedzibą za granicą, którzy zatrudniają pracowników w Niemczech. Zoll podaje wprost, że samozatrudnieni bez zatrudnionych w Niemczech pracowników nie podlegają obowiązkowi, ale robi to na przykładzie kierowców. Takiego zdania dla budownictwa nie znaleźliśmy, więc jeśli jedziesz sam, potwierdź to w Zoll.
Holandia
- Kiedy: zgłoszenie składasz przed przyjazdem do Holandii i zanim pracownik zacznie zlecenie, przez meldloket postedworkers.nl. Zgłaszasz zlecenie i swoich pracowników; formularz pyta m.in. o rodzaj pracy, czas trwania zlecenia i adres.
- Zleceniodawca sprawdza zgłoszenie. Holenderski zleceniodawca dostaje wiadomość i weryfikuje je w meldloket. Brak zgłoszenia grozi karą administracyjną, także zleceniodawcy.
- Dokumenty pracodawcy (na miejscu pracy, po holendersku, angielsku, niemiecku lub francusku): pasek wypłaty, umowa o pracę, przegląd czasu pracy, dowód składek na ubezpieczenia społeczne (postedworkers.nl podaje tu A1 jako przykład), dokumenty tożsamości pracodawcy, zleceniodawcy i pracownika oraz dowód wypłaty wynagrodzenia. Trzymasz je jeszcze 5 lat po zakończeniu prac.
- Samozatrudnieni: obowiązek zgłoszenia dotyczy wybranych sektorów, a budownictwo jest objęte w całości („F Bouwnijverheid: de gehele sector"). Zgłaszasz się przed rozpoczęciem prac, a na miejscu masz dokumenty potwierdzające tożsamość: własną, zleceniodawcy i osoby odpowiedzialnej za wypłatę wynagrodzenia.
Co mieć przy sobie na budowie
Zestaw ze wszystkich list powyżej. Zawsze sprawdź listę dla swojego kraju:
- A1 dla każdej osoby z ekipy i dla siebie (wydruk albo PDF w telefonie),
- dokument tożsamości,
- kopia złożonego zgłoszenia (kraj, adres budowy, daty, lista osób),
- umowa o pracę albo umowa ze zleceniodawcą,
- ewidencja czasu pracy,
- listy płac lub paski wypłat i dowody wypłaty wynagrodzenia.
Zoll na swojej liście dokumentów A1 nie wymienia, a postedworkers.nl podaje je jako przykład dowodu składek. Dobrze mieć je pod ręką tak czy inaczej.
Zmiany w przepisach: co już uchwalono, a co obowiązuje dziś
Obowiązują zasady opisane wyżej. Unia przyjęła jednak rewizję rozporządzeń 883/2004 i 987/2009: stanowisko Parlamentu Europejskiego z 7 lipca 2026 r. i decyzja Rady z 28 września 2026 r. (tekst PE-CONS 29/1/26 REV 1). Według przypisu w tym tekście (z 7 października 2026 r.) stanowisko Parlamentu nie było jeszcze opublikowane w Dzienniku Urzędowym UE. Akt wejdzie w życie pierwszego dnia miesiąca po publikacji, a przepisy o delegowaniu (m.in. art. 12 rozporządzenia 883/2004 oraz art. 14 i 15 rozporządzenia 987/2009 w nowym brzmieniu) mają się stosować dopiero 24 miesiące po wejściu w życie.
Co się zmieni dla ekipy budowlanej:
- Jednoosobowa działalność: minimalny okres wcześniejszego prowadzenia działalności rośnie do trzech miesięcy (dziś, według poradnika ZUS, są to dwa).
- Pracownik zatrudniony w celu oddelegowania: okres podlegania polskiemu ustawodawstwu przed delegowaniem to trzy miesiące (dziś, według poradnika ZUS, miesiąc).
- Informowanie z wyprzedzeniem: pracodawca (przy działalności na własny rachunek sam zainteresowany) ma poinformować właściwą instytucję przed rozpoczęciem pracy i wystąpić o A1; automatyczne potwierdzenie wpływu wniosku ma być dowodem, że instytucja została poinformowana. Wyjątek dla krótkich wyjazdów (do trzech kolejnych dni pracy w 30 dniach) nie obejmuje budownictwa.
Do czasu stosowania nowych przepisów sposób składania wniosku się nie zmienia. Datę publikacji i wejścia w życie sprawdzisz na EUR-Lex i w komunikatach ZUS.
Jak ułożyć to w Majście
Moduł „Praca za granicą" (dla Niemiec, Belgii, Holandii i Francji) działa tak: dodajesz wyjazd z krajem i terminem, a Majsta składa checklistę „Co załatwić" z instrukcjami krok po kroku, terminami i konsekwencjami braku. Wnioski i zgłoszenia składasz w urzędowych systemach (PUE ZUS, portale Zoll i postedworkers.nl), a Majsta prowadzi Cię po krokach i pilnuje terminów.
- Przypomnienia o A1. Dostajesz e-mail na 90, 30 i 7 dni przed końcem ważności zaświadczenia.
- Portfel na kontrolę. Pokazujesz inspektorowi z telefonu A1, zgłoszenia i dokumenty. Link działa bez logowania i w języku kontrolera (polski, niemiecki, francuski, niderlandzki lub angielski), a całość możesz też pobrać jako jeden PDF.
- Faktura w języku klienta. Kopię faktury w PDF i wiadomość do klienta wysyłasz po niemiecku, francusku, niderlandzku lub angielsku. Tłumaczeniu podlegają nazwy pozycji i uwagi, a przed wysyłką zawsze widzisz podgląd. Faktura w KSeF pozostaje po polsku, a obcojęzyczny PDF z numerem KSeF mówi wprost, że wersja wiążąca znajduje się w KSeF. O zasadach faktur dla klientów z UE przeczytasz w poradniku o fakturze dla klienta z zagranicy i reverse charge.
- Logo i kolor firmy. Wgrywasz logo i wybierasz jeden kolor w Ustawieniach, a niesie je oferta, faktura i wiadomości do klientów. Zagraniczny zleceniodawca od razu widzi, od kogo jest dokument.
Praca za granicą i tłumaczenie dokumentów są częścią planu Pro (aktualny zakres planów: cennik).
Stan na 10 października 2026 r. To poradnik informacyjny, nie porada prawna ani podatkowa. O wydaniu A1 w konkretnej sprawie decyduje ZUS, w sprawach podatkowych pytaj doradcę podatkowego, a przepisy niemieckie i holenderskie sprawdzaj u Zoll i na postedworkers.nl.