Jak wystawić fakturę za usługę budowlaną: odpowiedź w skrócie
Fakturę za usługę budowlaną dla firmy wystawiasz najpóźniej 30. dnia od dnia wykonania usługi (art. 106i ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT). Gdy umowa dzieli robotę na etapy z osobnymi kwotami, a klient odbiera je po kolei, 30 dni liczysz od wykonania każdego etapu. Osobie prywatnej wystawiasz fakturę wtedy, gdy o nią poprosi. Protokół odbioru nie jest warunkiem wystawienia faktury, ale umowa może uzależnić od niego termin zapłaty.
Niżej znajdziesz: co wpisać na fakturę, jak rozliczyć materiał, zaliczkę i klienta bez NIP, gdzie w tym KSeF i jak zrobić całość w Majście.
Co musi być na fakturze za usługę budowlaną
Obowiązkowe dane faktury wymienia art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Przy robotach wykończeniowych przed wysłaniem sprawdź zwłaszcza te pola:
| Pole (art. 106e ust. 1) | Na co uważać przy remoncie |
|---|---|
| Data wystawienia i kolejny numer (pkt 1–2) | Numer z Twojej serii. Data wystawienia to nie data wykonania. |
| Twoje dane i dane nabywcy, NIP (pkt 3–5) | Firma: nazwa, adres, NIP. Osoba prywatna: imię, nazwisko i adres, bez NIP. |
| Data wykonania usługi (pkt 6) | Wpisz ją, gdy różni się od daty wystawienia. Od niej liczysz 30 dni. |
| Nazwa usługi i zakres (pkt 7–8) | Napisz, co, gdzie i w jakim zakresie zrobiłeś. Samo „usługi remontowe” nie wystarczy. |
| Cena jednostkowa i wartość netto (pkt 9 i 11) | Jednostki (m², mb, szt.) takie jak w ofercie. |
| Rabat (pkt 10) | Gdy nie jest już ujęty w cenie jednostkowej. |
| Stawka, kwota VAT, należność ogółem (pkt 12–15) | Stawka zależy od obiektu i zakresu, patrz niżej. |
| Wyrazy „mechanizm podzielonej płatności” (pkt 18a) | Tylko gdy zachodzą warunki split payment. |
| Podstawa zwolnienia (pkt 19) | Gdy sprzedajesz ze zwolnieniem z VAT. |
Na fakturze końcowej dochodzą rozliczone zaliczki z numerami faktur zaliczkowych w KSeF (art. 106f ust. 3 ustawy o VAT). Termin płatności i numer rachunku nie są na liście obowiązkowych danych, ale wpisz je. Bez terminu trudniej potem wezwać klienta do zapłaty.
Przykład pozycji na fakturze za łazienkę
Opis „remont łazienki” nic nie daje, gdy klient po pół roku zakwestionuje kwotę. Rozpisz pozycje tak, jak były w ofercie:
| Pozycja | Jm | Ilość | Cena netto |
|---|---|---|---|
| Hydroizolacja — folia w płynie | m² | 12 | 40 zł |
| Płytki podłogowe — układanie | m² | 6 | 152 zł |
| Fugowanie | m² | 6 | 20 zł |
| Silikonowanie połączeń | mb | 10 | 20 zł |
| Materiał: płytki, klej, fuga, folia (kwota przykładowa) | kpl | 1 | 1 400 zł |
Stawki robocizny w tabeli to średnie z katalogu Majsty: netto, za robociznę bez materiału, średnia krajowa, stan 2026-Q4. Kwotę materiału przyjęliśmy tylko na potrzeby przykładu. Robocizna wychodzi tu 1 712 zł netto, a z materiałem 3 112 zł netto. Swoje ceny ustawiasz sam.
Termin: 30 dni od wykonania usługi
Przy usługach budowlanych i budowlano-montażowych dla firmy obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą wystawienia faktury (art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a ustawy o VAT). Fakturę wystawiasz nie później niż 30. dnia od dnia wykonania usługi (art. 106i ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT).
Spóźnienie nie odsuwa podatku. Jeśli nie wystawisz faktury albo wystawisz ją po terminie, obowiązek podatkowy powstaje z upływem tych 30 dni (art. 19a ust. 7 ustawy o VAT). Za wcześnie też nie możesz: faktury nie wystawisz wcześniej niż 60. dnia przed wykonaniem usługi (art. 106i ust. 7 pkt 1 ustawy o VAT).
W praktyce wystaw fakturę w dniu odbioru albo zaraz po nim. Klient ma wtedy robotę przed oczami, a Ty nie pilnujesz kalendarza.
Termin przy etapach
Ustawa uznaje usługę przyjmowaną częściowo za wykonaną także wtedy, gdy wykonasz część, dla której określono zapłatę (art. 19a ust. 2 ustawy o VAT). Przyjmijmy umowę: etap I za 6 000 zł, etap II za 9 000 zł, każdy odbierany osobno. Każdy etap ma wtedy swój dzień wykonania i swoje 30 dni.
Przykład: etap I (skucie, hydroizolacja) kończysz 10 marca. Fakturę za ten etap wystawiasz najpóźniej 9 kwietnia, a etap II rozliczasz osobno, od jego daty wykonania. Gdy umowa ma jedną kwotę za całość, termin liczysz od zakończenia całej roboty.
Etapy pomagają też ściągać pieniądze. Przy umowie o roboty budowlane inwestor, w braku odmiennego postanowienia umowy, musi na Twoje żądanie przyjmować roboty częściowo, za zapłatą odpowiedniej części wynagrodzenia (art. 654 KC). Przy umowie o dzieło oddawane częściami, z wynagrodzeniem policzonym za każdą część, wynagrodzenie należy Ci się po oddaniu każdej części (art. 642 § 2 KC). Etapy z kwotami wpisz do oferty, zanim klient ją podpisze.
Usługa z materiałem: jedna pozycja czy rozbicie
Art. 106e ust. 1 wymaga nazwy usługi, jej zakresu i ceny, ale nie każe wydzielać materiału w osobną pozycję. Masz dwie drogi:
- Jedna pozycja, np. „Wykonanie łazienki z materiałem wykonawcy”, gdy umówiliście się na kwotę za całość.
- Rozbicie na robociznę i materiał, gdy w ofercie były osobne pozycje albo klient płaci za materiał według zużycia.
Rozbicie jest praktyczniejsze. Faktura wygląda jak podpisana oferta, łatwiej rozliczasz zaliczkę na materiał i szybciej odpowiadasz na pytanie „za co te 1 400 zł”.
Osobna sprawa to podatek. Czy wbudowany materiał jest częścią usługi budowlanej (z jej stawką i terminem 30 dni), czy osobną sprzedażą towaru, zależy od umowy i od tego, jak sprzedajesz. Sam towar sprzedany bez montażu fakturujesz w terminie ogólnym: do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy (art. 106i ust. 1 ustawy o VAT). Przy wątpliwości, zwłaszcza przy stawce 8 %, ustal to z księgową przed wystawieniem faktury.
Faktura dla klienta prywatnego (osoby fizycznej)
Czy musisz ją wystawić
Obowiązek z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT dotyczy sprzedaży dla innego podatnika i dla osoby prawnej. Osobie prywatnej wystawiasz fakturę na jej żądanie. Klient musi je zgłosić w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonałeś usługę albo dostałeś zapłatę (art. 106b ust. 3 ustawy o VAT).
Terminy przy żądaniu klienta (art. 106i ust. 6 ustawy o VAT):
- klient prosi do końca miesiąca, w którym skończyłeś robotę: wystawiasz najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca,
- klient prosi później: masz 15 dni od dnia zgłoszenia żądania.
Reguła „VAT z chwilą wystawienia faktury” obejmuje faktury z art. 106b ust. 1. Przy kliencie prywatnym obowiązek podatkowy powstaje więc na zasadzie ogólnej, z chwilą wykonania usługi (art. 19a ust. 1 ustawy o VAT). Czy do sprzedaży osobom prywatnym potrzebujesz kasy fiskalnej, ustal z księgową.
Gdy wystawiasz fakturę od razu przy rozliczeniu, klient ma dokument z zakresem i kwotą, a Ty nie wracasz do sprawy po trzech miesiącach.
Paragon, a fakturę chce firma
Nabijasz sprzedaż na kasę? Fakturę do paragonu dla firmy wystawisz tylko wtedy, gdy paragon zawiera jej NIP (art. 106b ust. 5 ustawy o VAT). Jeśli wystawisz fakturę wbrew tej zasadzie, urząd ustali Ci dodatkowe zobowiązanie w wysokości 100 % VAT z tej faktury (art. 106b ust. 6). Dlatego pytaj o NIP, zanim wydrukujesz paragon. Przepis dotyczy faktur dla podatników, nie dla osób prywatnych.
KSeF a osoba bez NIP
KSeF to rządowy system, przez który od 2026 przechodzą faktury między firmami. Nie zakładaj, że osoba prywatna sama pobierze stamtąd fakturę. Przekaż jej dokument: PDF mailem, wydruk albo w panelu klienta.
Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że faktury dla osób prywatnych możesz, ale nie musisz wystawiać w KSeF („Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0”, sekcja „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 5). Od kiedy KSeF obowiązuje Twoją firmę, opisujemy w poradniku KSeF dla firmy budowlanej: terminy 2026. W Majście klient dostaje PDF faktury. W projekcie z podpisaną ofertą widzi ją też w swoim panelu w przeglądarce, bez zakładania konta.
Jesteś zwolniony z VAT
Przy zwolnieniu podmiotowym nie musisz wystawiać faktury (art. 106b ust. 2 ustawy o VAT). Gdy nabywca jej zażąda, wystawiasz ją (art. 106b ust. 3 pkt 2). Na takiej fakturze podajesz podstawę prawną zwolnienia (art. 106e ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT).
Stawka VAT: 8 % czy 23 %
Na usługi budowlane stosujesz stawkę 8 % albo 23 %. O tym, która się należy, decyduje rodzaj obiektu (mieszkanie, dom, lokal użytkowy) i dokładny zakres robót. Warunki i przykłady opisujemy w poradniku VAT 8 % czy 23 % na remont.
Split payment (MPP) w skrócie
Wyrazy „mechanizm podzielonej płatności” wpisujesz, gdy zachodzą łącznie trzy warunki: faktura jest dla firmy, kwota należności ogółem przekracza 15 000 zł, a na fakturze jest usługa albo towar z załącznika nr 15 do ustawy o VAT (art. 106e ust. 1 pkt 18a). Za brak obowiązkowej adnotacji urząd ustala dodatkowe zobowiązanie: 30 % VAT przypadającego na te pozycje. Sankcja odpada, gdy klient i tak zapłacił ten VAT w MPP (art. 106e ust. 12 i 13). Jak sprawdzić, czy Twoja robota jest w załączniku, opisujemy w poradniku split payment w usługach budowlanych.
Faktura a protokół odbioru
Po stronie VAT
Przepisy o terminie wystawienia faktury mówią o dniu wykonania usługi, nie o protokole. Fakturę możesz wystawić bez protokołu. Gdy jednak umowa wiąże zakończenie robót z odbiorem, w praktyce za dzień wykonania często przyjmuje się dzień podpisania protokołu. Od kiedy liczyć 30 dni, gdy klient zwleka z podpisem, ustal z księgową. Protokół dokumentuje, kiedy i w jakim zakresie skończyłeś robotę. Przy sporze o datę wykonania to Twój najlepszy dowód.
Po stronie umowy
Cywilnie inwestor ma obowiązek odebrać obiekt i zapłacić umówione wynagrodzenie (art. 647 KC). Przy umowie o dzieło zamawiający musi odebrać dzieło wydane zgodnie z umową (art. 643 KC). W braku odmiennej umowy wynagrodzenie należy Ci się w chwili oddania dzieła (art. 642 § 1 KC).
Jeśli w umowie stoi „płatność w 7 dni od podpisania protokołu odbioru”, klient może twierdzić, że bez protokołu zapłata nie jest jeszcze wymagalna. Fakturę i tak wystawiasz w terminie z ustawy o VAT, a o termin zapłaty spierasz się na gruncie umowy.
Robota jest skończona, a klient przeciąga odbiór? Wyślij mu formalne wezwanie do odbioru. Wzór protokołu i zasady odbioru częściowego znajdziesz w poradniku protokół odbioru robót budowlanych.
Zaliczka: faktura zaliczkowa, potem końcowa
Bierzesz pieniądze od firmy przed robotą? Wystawiasz fakturę zaliczkową (art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania wpłaty, w odniesieniu do otrzymanej kwoty (art. 19a ust. 8). Ten przepis wymienia wprost także zadatek i ratę. Fakturę zaliczkową wystawiasz najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wpłaty (art. 106i ust. 2).
Uważaj na zwolnienie z faktury zaliczkowej, gdy wpłata i wykonanie są w tym samym miesiącu (art. 106b ust. 1a). Nie działa ono tam, gdzie termin wystawienia faktury wyznacza art. 106i ust. 3–8 (art. 106b ust. 1b), a usługi budowlane dla firm są w tym gronie.
Przykład: firma wpłaca zaliczkę 5 maja, robotę kończysz 20 maja. Z brzmienia przepisów wynika, że wystawiasz wtedy fakturę zaliczkową (najpóźniej 15 czerwca) i fakturę końcową (najpóźniej 19 czerwca), a nie jedną fakturę za całość. Część poradników czyta to inaczej, więc praktykę ustal z księgową.
Osobie prywatnej fakturę zaliczkową wystawiasz na jej żądanie (art. 106b ust. 3 pkt 1a ustawy o VAT). Na fakturze końcowej pomniejszasz wartość i podatek o zaliczki i podajesz numery faktur zaliczkowych w KSeF (art. 106f ust. 3 ustawy o VAT).
Proforma nie jest fakturą. Wysyłasz ją, żeby poprosić o wpłatę, a po wpłacie wystawiasz fakturę zaliczkową. Gdy pieniądze już są na koncie, proformy nie wystawiasz. Więcej w poradnikach faktura zaliczkowa w KSeF przy remoncie i zaliczka na remont.
Prace dodatkowe na fakturze
Roboty dorzucone w trakcie rozlicz osobnymi pozycjami, a zgodę klienta zdobądź, zanim je wykonasz. Przy wynagrodzeniu kosztorysowym nie możesz żądać podwyższenia wynagrodzenia, jeśli wykonałeś prace dodatkowe bez zgody zamawiającego (art. 630 § 2 KC). Przy ryczałcie podwyższenia co do zasady nie żądasz, nawet gdy rozmiaru prac nie dało się przewidzieć (art. 632 § 1 KC). Dodatkowy zakres ustal więc z klientem osobno, z ceną, przed robotą.
W Majście każda praca dodatkowa dostaje stały, kolejny numer, widoczny u klienta, w mailu i na fakturze. Jak to spisać, opisujemy w poradniku prace dodatkowe przy remoncie.
Termin płatności i klient, który zwleka
Między firmami termin zapłaty z umowy co do zasady nie może przekraczać 60 dni od doręczenia faktury. Wyjątek: strony wyraźnie ustalą inaczej, a ustalenie nie jest rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela (art. 7 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Gdy wykonałeś robotę, a firma nie płaci w terminie, należą Ci się odsetki bez wezwania (art. 7 ust. 1 tej ustawy).
Należy Ci się też rekompensata za koszty odzyskiwania należności (art. 10 ust. 1 tej ustawy):
- 40 euro przy kwocie do 5 000 zł,
- 70 euro powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł,
- 100 euro od 50 000 zł.
Klient prywatny, który się spóźnia, płaci odsetki za opóźnienie (art. 481 § 1 KC). Jeśli termin nie był ustalony, ma zapłacić niezwłocznie po wezwaniu (art. 455 KC), więc termin płatności wpisuj zawsze.
Gotowe wezwanie wyślesz z Majsty jako pismo do klienta i zobaczysz, czy zostało odczytane. Pisma do klienta są w planie Pro. Wzór i kolejność kroków: wezwanie do zapłaty za remont.
Jak wystawić fakturę za usługę budowlaną w Majście
- Uzupełnij NIP i pełny adres firmy w Ustawienia → Firma. Jeśli czegoś brakuje, Majsta pokaże, co i gdzie uzupełnić.
- Po podpisie oferty kliknij w projekcie „Wystaw fakturę” albo „Wystaw fakturę zaliczkową” (w podpowiedzi pod nagłówkiem albo w zakładce „Dokumenty” → Faktury → „Wystaw”). Bez projektu: Faktury → „Nowa faktura”.
- Wybierz zakres: całość, etap albo zaliczka. Pozycje z oferty wskakują same, możesz je edytować.
- Sprawdź stawkę VAT i termin płatności. Przy robotach z załącznika nr 15 zaznacz przy pozycji przełącznik „zał. 15”. Powyżej progu na firmę Majsta domyślnie dokłada adnotację MPP, ale to, czy Twoja robota jest w załączniku, oceniasz Ty.
- Zapisz i kliknij „Wyślij do KSeF”, a potem wyślij fakturę klientowi. Za pierwszym razem kliknij „Połącz z KSeF” i przejdź kreator z tokenem. Status i UPO widzisz przy fakturze.
- Gdy klient zapłaci, kliknij „Zarejestruj wpłatę”. Przy wpłacie części faktura pokaże „Częściowo opłacona” i resztę do zapłaty. Status przeterminowanej liczy się sam z terminu płatności.
Gdy postęp projektu z podpisanej oferty dojdzie do 100 %, Majsta sam podpowie „Protokół odbioru”. Klient podpisuje go na ekranie, a podpisany PDF trafia do Was obu. Sprawdź to na własnym projekcie: załóż konto.
Stan prawny: październik 2026. To poradnik, nie porada prawna ani podatkowa.