Faktura zaliczkowa w KSeF przy usługach budowlanych: krótka odpowiedź
Zaliczka na roboty budowlane rodzi VAT w dniu, w którym ją otrzymasz, i tylko od otrzymanej kwoty (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT). Gdy inwestorem jest firma, fakturę zaliczkową wystawiasz w KSeF najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wpłaty (art. 106i ust. 2 ustawy o VAT). Po zakończeniu robót wystawiasz fakturę końcową. Odejmujesz na niej zaliczki od całości i wpisujesz numery KSeF faktur zaliczkowych (art. 106f ust. 3 ustawy o VAT).
Przy kliencie prywatnym VAT od zaliczki też powstaje w dniu wpłaty, ale fakturę wystawiasz tylko na jego żądanie. Niżej znajdziesz przykład z liczbami, tabelę firma kontra klient prywatny i obieg w Majście.
Kiedy powstaje VAT od zaliczki na usługi budowlane
Art. 19a ust. 8 ustawy o VAT mówi wprost: jeśli przed wykonaniem usługi dostajesz całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania, w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Przepis wymienia w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek i ratę.
Wyjątki z tego przepisu dotyczą m.in. energii, gazu, telekomunikacji i najmu (usługi z art. 19a ust. 5 pkt 4). Roboty budowlane są w art. 19a ust. 5 pkt 3, a tego punktu wyjątek nie obejmuje.
Dla VAT nie ma więc znaczenia, czy w umowie nazwiesz wpłatę zaliczką, czy zadatkiem. Różnica jest cywilna. Jeśli umowa nie stanowi inaczej, a inwestor jej nie wykona, zadatek z art. 394 § 1 KC możesz zatrzymać i odstąpić od umowy. Gdy to Ty nie wykonasz umowy, inwestor może żądać sumy dwukrotnie wyższej. Więcej o tym w poradniku o zabezpieczeniu zaliczki na remont.
A reszta wynagrodzenia?
To, co ponad zaliczkę, rozliczasz różnie, w zależności od klienta:
- Inwestor to firma (podatnik albo osoba prawna): obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury (art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a ustawy o VAT). Fakturę wystawiasz najpóźniej 30. dnia od wykonania usługi (art. 106i ust. 3 pkt 1). Jeśli ją spóźnisz albo pominiesz, VAT i tak powstaje z upływem tego terminu (art. 19a ust. 7).
- Klient prywatny: art. 19a ust. 5 pkt 3 obejmuje tylko faktury obowiązkowe z art. 106b ust. 1, więc działa zasada ogólna. VAT od reszty powstaje z chwilą wykonania usługi (art. 19a ust. 1).
Terminy z tego poradnika liczysz z ustawy o VAT. Materiał Ministerstwa Finansów o KSeF w robotach budowlanych i wykończeniowych znajdziesz na ksef.podatki.gov.pl.
Termin wystawienia faktury zaliczkowej
Przy zleceniu od firmy musisz wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie zapłaty przed wykonaniem usługi (art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Termin to 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymałeś zaliczkę (art. 106i ust. 2). Zaliczka z 3 marca i zaliczka z 31 marca mają ten sam termin: 15 kwietnia.
Najwcześniej możesz wystawić fakturę 60 dni przed otrzymaniem zapłaty (art. 106i ust. 7 pkt 2). Jeśli wystawisz ją przed wpłatą, a inwestor się rozmyśli, faktura zostaje w obiegu. Przy usługach budowlanych dla firmy dochodzi pytanie, czy VAT nie powstał już z chwilą wystawienia faktury (art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a ustawy o VAT), więc taki ruch najpierw omów z księgową. O wpłatę proś więc proformą, a fakturę zaliczkową wystawiaj na pieniądze, które już są na koncie.
Zaliczka i koniec roboty w tym samym miesiącu
Art. 106b ust. 1a zwalnia z faktury zaliczkowej, gdy zaliczkę otrzymasz w tym samym miesiącu, w którym wykonasz usługę. Ust. 1b wyłącza jednak to zwolnienie tam, gdzie termin wystawienia faktury określa art. 106i ust. 3–8. Usługi budowlane dla firm mają termin właśnie w art. 106i ust. 3 pkt 1.
Z brzmienia przepisów wynika więc, że przy robotach dla firmy fakturę zaliczkową wystawiasz także wtedy, gdy kończysz robotę w miesiącu wpłaty. Część poradników w sieci pomija ust. 1b. Jeśli Twoja księgowa ma inne zdanie, ustalcie jedną praktykę i trzymajcie się jej.
Co musi zawierać faktura zaliczkowa
Art. 106f ust. 1 ustawy o VAT wymienia cztery grupy danych:
- dane z art. 106e ust. 1 pkt 1–6: datę wystawienia, kolejny numer, imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy Twoje i inwestora, Twój NIP, NIP inwestora oraz datę otrzymania zapłaty, jeśli różni się od daty wystawienia;
- otrzymaną kwotę zapłaty;
- kwotę podatku policzoną od zaliczki brutto według wzoru: VAT = zaliczka brutto × stawka ÷ (100 + stawka);
- dane zamówienia lub umowy: nazwę (rodzaj) usługi, ilość zamówionych towarów, wartość zamówienia bez podatku, stawki i kwoty podatku oraz wartość całego zamówienia z podatkiem.
Punkt 4 pokazuje, że zaliczka musi dotyczyć określonego zlecenia. Bez ustalonego zakresu i wartości nie masz czego wpisać. Najprościej wziąć te dane z podpisanej oferty: zakres robót, numer oferty, wartość netto i brutto całości. Inwestor widzi wtedy, na poczet czego wpłacił.
Lista przed wystawieniem
- data wpłaty z wyciągu,
- kwota zaliczki brutto,
- stawka VAT dla tej roboty,
- NIP i adres inwestora,
- numer oferty lub umowy, zakres i wartość całego zlecenia netto i brutto.
Przykład z liczbami
Przyjmijmy remont lokalu usługowego dla firmy za 30 000 zł netto i stawkę 23 %. Jaką stawkę stosujesz przy swoim remoncie, wyjaśnia poradnik VAT 8 czy 23 % na remont. Umowa przewiduje zaliczkę 30 % wartości brutto, czyli 11 070 zł. Inwestor płaci 10 marca.
- VAT od zaliczki: 11 070 × 23 ÷ 123 = 2 070 zł
- netto zaliczki: 11 070 − 2 070 = 9 000 zł
- obowiązek podatkowy od tej kwoty: 10 marca
- termin faktury zaliczkowej: 15 kwietnia
Faktura końcowa po zaliczkowej
Gdy zaliczki nie obejmują całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wykonaniu usługi pomniejszasz wartość robót o otrzymane zaliczki. Kwotę VAT pomniejszasz o podatek wykazany na fakturach zaliczkowych. Faktura końcowa zawiera też numery KSeF tych faktur zaliczkowych (art. 106f ust. 3 ustawy o VAT).
Ciąg dalszy przykładu. Robotę kończysz i oddajesz 28 kwietnia:
| Netto | VAT 23 % | Brutto | |
|---|---|---|---|
| Cała robota wg umowy | 30 000 zł | 6 900 zł | 36 900 zł |
| Zaliczka (faktura zaliczkowa z marca) | 9 000 zł | 2 070 zł | 11 070 zł |
| Faktura końcowa | 21 000 zł | 4 830 zł | 25 830 zł |
Fakturę końcową dla firmy wystawiasz najpóźniej 30. dnia od wykonania usługi (art. 106i ust. 3 pkt 1), w tym przykładzie do 28 maja. Datę wykonania najłatwiej wykazać podpisanym protokołem odbioru. Numer KSeF faktury zaliczkowej trzymaj przy projekcie, bo wpisujesz go na końcowej.
Gdy zaliczki pokryły całą kwotę
Jeśli kilka faktur zaliczkowych obejmuje łącznie całą zapłatę, ostatnia z nich zawiera numery KSeF poprzednich (art. 106f ust. 4). Pomniejszanie z art. 106f ust. 3 dotyczy sytuacji, w której zaliczki całej zapłaty nie obejmują.
Kilka zaliczek i transz w jednym remoncie
Każda wpłata przed wykonaniem roboty to osobna faktura zaliczkowa z terminem liczonym od miesiąca tej wpłaty. Przykład: 30 % w marcu, 30 % w kwietniu, reszta po odbiorze w maju. Wystawiasz dwie faktury zaliczkowe (do 15 kwietnia i do 15 maja), a końcowa odejmuje obie i podaje oba numery KSeF.
Nie myl zaliczki z zapłatą za etap. Jeśli w umowie określiłeś zapłatę za część robót i tę część wykonałeś, art. 19a ust. 2 ustawy o VAT uznaje usługę w tej części za wykonaną. Pieniądze za odebraną łazienkę, gdy kuchnia jeszcze trwa, to wtedy zapłata za etap, a nie zaliczka. Taki etap dokumentujesz zwykłą fakturą za wykonaną część.
Do odbiorów częściowych masz podstawę w kodeksie. W braku odmiennego postanowienia umowy inwestor ma na Twoje żądanie przyjmować roboty częściowo, w miarę ich ukończenia, za zapłatą odpowiedniej części wynagrodzenia (art. 654 KC). Rozpisz etapy i kwoty w umowie, a każdy etap zamykaj protokołem.
Zaliczka od klienta prywatnego
| Inwestor-firma (NIP) | Klient prywatny | |
|---|---|---|
| VAT od zaliczki | w dniu wpłaty (art. 19a ust. 8) | w dniu wpłaty (art. 19a ust. 8) |
| Faktura zaliczkowa | obowiązkowa (art. 106b ust. 1 pkt 4), do 15. dnia następnego miesiąca | na żądanie klienta (art. 106b ust. 3 pkt 1a) |
| VAT od reszty | z wystawieniem faktury, najpóźniej 30. dnia od wykonania | z wykonaniem usługi (art. 19a ust. 1) |
| Faktura końcowa | do 30. dnia od wykonania (art. 106i ust. 3 pkt 1) | na żądanie klienta (art. 106b ust. 3 pkt 1) |
Klient prywatny może zażądać faktury za zaliczkę w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca wpłaty (art. 106b ust. 3). Jeśli zgłosi żądanie do końca miesiąca wpłaty, wystawiasz ją w zwykłym terminie, do 15. dnia kolejnego miesiąca. Jeśli zgłosi je później, masz 15 dni od dnia żądania (art. 106i ust. 6).
Brak faktury nie zwalnia z VAT. Zaliczka od osoby prywatnej rodzi obowiązek podatkowy w dniu wpłaty, więc uwzględnij ją w rozliczeniu VAT. Sposób jej udokumentowania ustal z księgową.
Dwie sytuacje graniczne:
- Inwestor, który zamawia remont na swoją firmę i podaje NIP, to zlecenie dla podatnika. Obowiązują wtedy zasady z kolumny firmowej.
- Jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego z VAT, nie masz obowiązku faktury przy sprzedaży zwolnionej (art. 106b ust. 2), chyba że klient jej zażąda (art. 106b ust. 3 pkt 2).
Proforma a faktura zaliczkowa
Proforma to prośba o zapłatę przed fakturą. Nie jest fakturą, nie idzie do KSeF i nie liczy się do przychodów. Kolejność jest zawsze ta sama: proforma, wpłata, faktura zaliczkowa z datą wpłaty. Po otrzymaniu pieniędzy proformy już nie wystawiasz, tylko od razu fakturę. Szerzej piszemy o tym w poradniku faktura pro forma a KSeF.
Faktura zaliczkowa w KSeF: na co uważać
- Typ faktury. Program musi wiedzieć, czy wystawiasz zaliczkową, czy końcową, i powiązać końcową z zaliczkami. W Majście wybierasz typ w kreatorze faktury.
- Numer KSeF zaliczkowej. Wpisujesz go na fakturze końcowej (art. 106f ust. 3) albo na ostatniej zaliczkowej, gdy zaliczki pokryły całość (art. 106f ust. 4).
- Gdy KSeF nie przyjmuje faktury. Prawo przewiduje tryby offline: offline24 (np. przy braku internetu), niedostępność systemu ogłoszoną przez Ministerstwo Finansów i awarię KSeF. Fakturę wystawiasz wtedy poza systemem, za datę wystawienia uznaje się datę wpisaną na fakturze, a do KSeF dosyłasz ją w terminie zależnym od trybu (przy offline24 najpóźniej następnego dnia roboczego).
- Split payment. Czy na zaliczkowej dla firmy potrzebna jest adnotacja o mechanizmie podzielonej płatności, sprawdzisz w poradniku o MPP w usługach budowlanych.
- Terminy KSeF dla Twojej firmy opisuje poradnik KSeF dla firmy budowlanej.
Jak to zrobić w Majście
- Oferta. W kroku „Warunki”, w polu „Warunki oferty”, wpisujesz zasady płatności: wysokość zaliczki i termin wpłaty. Klient widzi je przed podpisem i podpisuje ofertę palcem na ekranie, bez zakładania konta.
- Prośba o wpłatę. W projekcie, w zakładce „Dokumenty”, przy transzy zaliczki wystawiasz proformę i wysyłasz ją klientowi.
- Faktura zaliczkowa. Po wpłacie oznaczasz proformę jako opłaconą i klikasz przy niej „Wystaw fakturę”. Powstaje faktura zaliczkowa z datą wpłaty. Możesz też kliknąć w projekcie „Wystaw fakturę zaliczkową”, a dane i kwoty z projektu podciągną się same. Do faktury potrzebujesz NIP-u i pełnego adresu firmy w Ustawienia → Firma.
- KSeF. Klikasz „Wyślij do KSeF”, a status i UPO widzisz przy fakturze. Za pierwszym razem kreator „Połącz z KSeF” prowadzi Cię przez wygenerowanie tokenu i od razu sprawdza połączenie.
- Odbiór. Gdy postęp projektu z podpisanej oferty dojdzie do 100 %, Majsta sam podpowie „Protokół odbioru”. Klient podpisuje go na ekranie, a Ty masz datę odbioru w dokumentach projektu.
- Faktura końcowa. Wybierasz w kreatorze typ końcowej. Majsta pilnuje jej powiązania z zaliczkami i wysyła ją do KSeF w poprawnym formacie.
- Wpłaty. Przelew odnotowujesz przyciskiem „Zarejestruj wpłatę”. Przy wpłacie częściowej faktura pokazuje, ile jeszcze zostało do zapłaty.
Nie masz konta? Załóż je i przejdź cały obieg na jednym projekcie, od oferty do faktury końcowej.
Stan prawny: październik 2026. To poradnik, nie porada prawna ani podatkowa.