Program dla firmy remontowej: od oferty do zapłaty w jednym miejscu

Program dla firmy remontowej ma przeprowadzić Cię od wyceny do zapłaty. Po drodze ma zostawić dokumenty, do których wrócisz przy rozliczeniu: podpisaną ofertę, zaakceptowane prace dodatkowe, protokół odbioru i fakturę w KSeF. Majsta łączy te kroki w jeden obieg, na telefonie i na komputerze, a klient podpisuje i akceptuje w przeglądarce, bez konta i bez instalowania czegokolwiek.

Sytuacje, które zna każdy wykonawca

Zakres ustalony ustnie. Umawiasz łazienkę „na gębę”, a przy rozliczeniu inwestor pamięta inny zakres i inną kwotę. Bez kwitu zostaje Twoje słowo przeciw jego słowu.

Dopłata bez kwitu. Po skuciu płytek wychodzi krzywa ściana albo klient dorzuca dwa gniazdka. Robisz, bo ekipa i tak stoi na miejscu, a przy rozliczeniu słyszysz: „a kto to zamawiał?”.

Przy wynagrodzeniu kosztorysowym nie zażądasz podwyższenia wynagrodzenia za prace dodatkowe wykonane bez zgody zamawiającego (art. 630 § 2 KC). Jeśli zestawienie prac sporządziłeś Ty, dopłaty zażądasz tylko wtedy, gdy mimo należytej staranności nie mogłeś przewidzieć tych prac (art. 630 § 1 KC).

Przy ryczałcie podwyższenia co do zasady nie zażądasz (art. 632 § 1 KC). Robotę spoza zakresu uzgadniasz więc osobno, z ceną, zanim ją zaczniesz. Różnice opisuje poradnik ryczałt czy kosztorys.

Klient przeciąga zapłatę. Robota oddana, faktura wysłana, termin minął. Żeby się upomnieć, potrzebujesz daty odbioru, numeru faktury i śladu, że wezwałeś do zapłaty.

Majsta podsuwa właściwy dokument na kolejnych etapach projektu.

1. Wycena i oferta

W nowej ofercie klikasz „Nagraj szkic oferty”. Mówisz, co jest do zrobienia, a Majsta rozpisuje to na pozycje, które sprawdzasz przed wysłaniem.

Pozycje dodasz też z katalogu. Szukajka podpowiada widełki rynkowe, np. gładź gipsowa na ścianach: 37–62 zł/m², średnio 50 zł/m² (netto, za robociznę bez materiału, średnia krajowa, stan 2026-Q4). Swoją cenę ustawiasz sam, a Majsta pokazuje, czy jest poniżej rynku, w widełkach, czy powyżej.

Pozycje grupujesz w sekcje (np. Łazienka) i dzielisz na robociznę, materiał i sprzęt. Do sekcji dodasz notatkę i do 6 zdjęć. W kroku „Warunki” wpisujesz termin realizacji, płatność, odbiór i rękojmię, a domyślne warunki ustawiasz raz, osobno dla klienta prywatnego i dla firmy. Orientacyjną wycenę policzysz też w kalkulatorze.

2. Podpis klienta online

„Wyślij klientowi do podpisu” wysyła klientowi z e-mailem mail z PDF-em oferty i pouczeniem o odstąpieniu. Link podasz też SMS-em, na WhatsAppie albo kodem QR. Klient podpisuje palcem lub myszką na ekranie, podpisany PDF dostajecie obaj, a Ty od razu widzisz zmianę statusu.

3. Projekt i prace dodatkowe

Po podpisie klient dostaje swój panel w przeglądarce: postęp roboty, raporty ze zdjęciami, prace dodatkowe do akceptacji, faktury, pisma, czat i protokół odbioru.

Gdy wychodzi dopłata, klikasz w projekcie „Dopłata? Dodaj pracę dodatkową”. Wpisujesz pozycje z cenami i ewentualne wydłużenie terminu. Każda praca dostaje stały, kolejny numer, widoczny u klienta, w mailu i na fakturze.

Klient w panelu potwierdza obowiązek zapłaty i akceptuje pracę jednym przyciskiem albo ją odrzuca. Gdy decyduje przy Tobie na budowie i woli papier, wręczasz mu kartkę z Majsty. Wysłana praca bez decyzji klienta zostaje nieuzgodniona, bo brak odpowiedzi nie oznacza zgody.

Gdy coś blokuje robotę, np. mokry tynk albo brak decyzji inwestora, wysyłasz pismo „Zawiadomienie o przeszkodzie w wykonaniu robót”. Wykonawca powinien niezwłocznie zawiadomić inwestora o okolicznościach, które mogą przeszkodzić prawidłowemu wykonaniu robót (art. 651 KC).

4. Protokół odbioru

Gdy postęp projektu z podpisanej oferty dojdzie do 100 %, Majsta sam podpowiada protokół odbioru. Spisujesz, co odebrane i jakie są usterki, i wysyłasz klientowi do podpisu na jego telefonie. Gdy odbiór się przeciąga, masz pismo „Wezwanie do odbioru robót”. Więcej przeczytasz w poradniku o protokole odbioru robót.

5. Faktura i pilnowanie zapłaty

Fakturę wystawiasz prosto z projektu, więc dane klienta i kwoty podciągają się same. Wybierasz zakres: całość, etap albo zaliczkę. Przy umowie o roboty budowlane inwestor, jeśli umowa nie stanowi inaczej, ma na Twoje żądanie przyjmować roboty częściowo, za zapłatą odpowiedniej części wynagrodzenia (art. 654 KC).

Wpłaty rejestrujesz z kwotą i datą. Przy części przelewu faktura pokazuje, ile zostało, a status „przeterminowana” liczy się sam z terminu płatności. Po terminie wybierasz w „Pismach i wzorach” wezwanie do zapłaty. Majsta podciąga dane z projektu, a Ty sprawdzasz treść i wysyłasz.

Odsetek możesz żądać, chociażby nie poniósłeś żadnej szkody (art. 481 § 1 KC). Stawka dla klienta prywatnego wynika z art. 481 § 2 KC. Przy firmie odsetki należą się bez wezwania, gdy wykonałeś robotę, a zapłata nie przyszła w terminie z umowy (art. 4 pkt 3 lit. b, art. 7 ust. 1 i art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Stawki z tabeli stosujesz, gdy umowa nie ustala wyższych odsetek.

Majsta wysyła faktury do Krajowego Systemu e-Faktur bezpośrednio, jednym kliknięciem, bez ręcznego XML-a i bez logowania do rządowej aplikacji przy każdej fakturze. Połączenie ustawiasz raz: przy pierwszej fakturze klikasz „Połącz z KSeF”, a kreator pokazuje, skąd wziąć token, i od razu sprawdza połączenie. Potem przy każdej fakturze masz „Wyślij do KSeF”, status i UPO.

Proformę po wpłacie oznaczasz jako opłaconą i jednym kliknięciem wystawiasz z niej fakturę zaliczkową z datą wpłaty. Proformy nie wystawiasz po otrzymaniu pieniędzy, wtedy od razu idzie faktura. Szczegóły znajdziesz w poradniku proforma a KSeF.

Co mówi ustawa o VAT

• Zaliczka od firmy. Zapłatę otrzymaną od innego podatnika przed wykonaniem usługi dokumentujesz fakturą (art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Wystawiasz ją najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wpłaty (art. 106i ust. 2 ustawy o VAT).
• Faktura końcowa. Pomniejszasz w niej wartość o otrzymane zaliczki i podajesz numery KSeF faktur zaliczkowych (art. 106f ust. 3 ustawy o VAT). Majsta pilnuje tego powiązania.
• Usługa budowlana dla firmy. Fakturę za usługę budowlaną lub budowlano-montażową na rzecz innego podatnika wystawiasz najpóźniej 30. dnia od wykonania usługi (art. 106i ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT). Kwalifikację swojej roboty potwierdź z księgową.
• Split payment. Adnotacja „mechanizm podzielonej płatności” jest obowiązkowa, gdy faktura na podatnika przekracza 15 000 zł należności ogółem i obejmuje pozycje z załącznika nr 15 (art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o VAT).

Przy fakturze na firmę powyżej 15 000 zł brutto Majsta domyślnie dokłada adnotację MPP, a znacznik „zał. 15” przy pozycji zaznaczasz sam. Czy Twoja robota jest w załączniku nr 15, oceniasz Ty albo księgowa. Więcej znajdziesz w poradnikach o split payment i o KSeF dla firmy budowlanej.

Gdy KSeF nie odpowiada, wysyłka nie przechodzi i ponawiasz ją, kiedy system wróci.

Dane swojej firmy wpisujesz w Ustawienia → Firma. Do faktury potrzebujesz NIP-u i pełnego adresu. Jeśli czegoś brakuje, Majsta pokazuje, co i gdzie uzupełnić, a proformę wystawisz także bez NIP-u, z samym adresem.

Prowadzisz spółkę? W tym samym miejscu, w sekcji „Forma prawna i rejestr”, wybierasz formę prawną i wpisujesz sąd rejestrowy, KRS i kapitał. Majsta drukuje je w stopce oferty, na fakturze i pod mailami do klienta. REGON trafia na fakturę i do pliku KSeF.

Warunki oferty dobierają się po typie klienta, osobno dla prywatnego i dla firmy. Jeśli zamawia jednoosobowa firma, a robota nie wiąże się z jej zawodem, przysługuje jej ochrona jak konsumentowi. Wtedy lepszy jest wzorzec warunków dla klienta prywatnego.

Każdy krok obiegu zostawia ślad z datą. Nie przesądza to wyniku ewentualnego sporu, ale pokazuje, co ustaliliście i kiedy.

Podpis klienta w Majście to forma dokumentowa. Według art. 77² KC do jej zachowania wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Ślad zdarzeń Majsta zapisuje w niezmienialnym rejestrze.

Zgodę ustną na dopłatę też odnotujesz, ale to słabszy dowód niż zatwierdzona kartka albo akceptacja w panelu. U klienta prywatnego dochodzi ryzyko: dopóki nie dostanie pouczenia o odstąpieniu na papierze, może odstąpić nawet przez ponad rok i nie zapłacić za wykonaną pracę. Dlatego wręcz mu kartkę albo wyślij pracę do panelu.

Umowa o roboty budowlane powinna być stwierdzona pismem (art. 648 § 1 KC), a forma dokumentowa i forma pisemna to w kodeksie dwie różne formy. Przy większej robocie sprawdź, czy wystarczy Ci podpisana oferta. Punkt wyjścia daje wzór umowy na remont mieszkania.

Stan prawny: październik 2026. To opis produktu i poradnik, nie porada prawna ani podatkowa.